Controles Internos na era digital

Introdução

De certa forma, antes era mais fácil fazer controles internos. Tínhamos carimbo para tudo, vários papéis, fichas, assinatura com reconhecimento de firma e informações limitadas.

Eram coisas “palpáveis” e de entendimento mais tranquilo. A burocracia era limitante para a agilidade e para o desenvolvimento do mercado, porém trazia limites claros de atuação.

Hoje vemos tudo na nuvem, processos automatizados, fluxos em código e validações instantâneas. A atualização é constante e “camarão que dorme a onda leva”.

Qual o papel dos profissionais de controles internos em um mundo tão evoluído?

Hoje vamos falar um pouco de controles internos na era digital e como essa profissão está cada vez mais valorizada e ainda vão precisar da gente por muitos anos, mesmo com toda a evolução que estamos vivendo, ou diria, principalmente com toda a evolução que estamos vivendo?

Definição de controles internos

Nunca é demais estudarmos a definição de controles internos. Na verdade essa é uma dica importante, sempre que for estudar um tema, comece destrinchando a definição e entenderá melhor os próximos passos.

O COSO define controles internos como processos que os gestores projetam e implementam para mitigar riscos e alcançar objetivos:

• Processo – vamos focar na percepção de formalização, qualidade, eficiência e melhoria contínua, afinal, nenhum processo deve ser feito de qualquer maneira ou conforme a vontade individual;
• Gestores – pois estamos falando da gestão de todos e não de cargos. Da diretoria à base operacional. No vertical e horizontal;
• Mitigar riscos – ninguém gostas de riscos;
• Alcançar objetivos – pois todos querem chegar em algum lugar, uma meta.

Quer saber mais sobre controle interno, veja nosso artigo completo: https://essencialgrc.com.br/controles-internos-na-pratica/

Maturidade Digital

Importante também falarmos sobre maturidade digital, que é a capacidade de uma empresa de manter-se competitiva frente as atualizações de tecnologia. Obviamente as empresas tem níveis diferentes de maturidade digital e isso irá impactar os trabalhos de conformidade, pois a dinâmica de tamanho e mercado são diferentes.

Ter um alto nível de maturidade digital com certeza é positivo para a sustentabilidade e continuidade da empresa, contudo pode ser um grande desafio para os profissionais de conformidade, principalmente se esses também não elevarem o seu nível de maturidade digital através da atualização constante.

Para avaliar o nível de maturidade de uma empresa analisamos as seguintes dimensões:

1. Estratégia: a empresa leva o digital em relação nos objetivos que estipula?;
2. Capacidade: capacidade da empresa de atualização e manter-se relevante e competitiva;
3. Organização: a empresa estipula um monitoramento, projetos e metas para atingir a maturidade digital; e
4. Cultura: ter uma cultura voltada para inovação, foco em digital e atualização contínua, pois esse é um item essencil do sucesso.

Componentes de Controles Internos na Era Digital

Não há dúvida que os controles internos mantem-se relevantes na era digital. Vamos falar brevemente de cada um dos componentes com esse foco:

1. Ambiente de Controle: o ambiente de controle na era digital tem relação íntima com as dimensões que são avaliadas, principalmente com a estratégia e organização;
2. Avaliação de Riscos: ser digital não é sinônimo de riscos zero, pelo contrário, muitos riscos ficam mais complexos e se acontecerem podem ter impactos de grandeza muito maior;
3. Atividade de Controles: por um lado a digitalização auxilia na implementação das atividade de controles, por outro pode existir um incorreto entendimento da desnecessidade da preocupação com esse componente;
4. Informação e Comunicação: novamente um componente que se beneficia da tecnologia. Relevante entender que esse componente em um mundo digital tem que ser cada vez mais tempestivo para ser eficaz; e
5. Atividade de Monitoramento: um grande desafio para implementação devido a complexidade dos processos para quem não é da área de tecnologia.

Desafios e Oportunidades

Alguns desafios que devem ser levados em consideração com as mudanças que estamos vivendo são:

1. Velocidade das mudanças: acompanhar as mudanças tecnológicas e estar sempre atualizado é um dos grandes desafios, principalmente para o sistema de controles internos que deve manter seus processos, riscos e controles atualizados;
2. Segurança: cresce a cada dia a preocupação e as discussões com segurança da informação, privacidade de dados e riscos cibernéticos, e
3. Transformação Organizacional: a cultura da organização deve atender as expectativas dos clientes, fornecedores e colaboradores nessa nova abordagem de mundo.

Contudo, temos também oportunidades a serem exploradas:

1. Dados: o trabalho dos controles internos pode ser muito mais eficiente. ágil e abrangente ao se utilizar da grande disponibilidade de dados externos e internos, por causa da evolução vivenciada, essa é uma preocupação primária;
2. Automatização: com a automatização podemos reduzir muitos riscos e até mesmo ganhar escala nos trabalhos; e
3. Eficiência operacional: todos os processos envolvidos na gestão de controles internos são beneficiados pela ganho de eficiência, pois, a gestão de risco melhora as atividades e diminui o risco.

Conclusão

Em suma, nessa breve análise pudemos entender um pouco sobre os impactos da era digital nos controles internos.

Fica evidente que existem muitos desafios e mudanças as quais as empresas precisam se adequar, porém também fica claro que com a devida atenção e atualização as oportunidades também são muitas.

Fontes:

https://www.totvs.com/blog/inteligencia-de-dados/o-que-e-maturidade-digital