Introdução ao PMBOK
O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é uma padronização desenvolvida pelo Project Management Institute (PMI) que reúne as melhores práticas, processos e ferramentas para a gestão de projetos. Atualmente, está em sua sétima edição e é amplamente utilizado por gerentes de projetos em diversas indústrias, inclusive no mercado financeiro e de capitais.
Características do PMBOK
O PMBOK é estruturado em torno de cinco grupos de processos e dez áreas de conhecimento, que abrangem desde a iniciação até o encerramento de um projeto. Isso auxilia muito a ter um guia de passo a passo de como conduzir um projeto, sem termos que nos preocupar com pontos irrelevantes ou retrabalho. O guia não é um estrada fixa, já que em mundo de transformações isso é impossível, mas um bússola com um checklist de orientações.
As principais características incluem:
Grupos de Processos:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e Controle;
- Encerramento.
Áreas de Conhecimento:
- Integração;
- Escopo;
- Tempo;
- Custo;
- Qualidade;
- Recursos Humanos;
- Comunicações;
- Riscos;
- Aquisições; e
- Partes Interessadas.
Relacionamento com Metodologias Ágeis
Embora o PMBOK seja frequentemente associado a abordagens tradicionais de gestão de projetos, ele também pode ser adaptado para metodologias ágeis. O PMBOK fornece uma estrutura flexível que pode ser ajustada para atender às necessidades de projetos ágeis, como Scrum e Kanban.
A integração entre PMBOK e metodologias ágeis permite que os gerentes de projetos utilizem práticas ágeis dentro da estrutura do PMBOK, promovendo maior adaptabilidade e resposta rápida às mudanças.
Na prática
Para ilustrar a aplicação do PMBOK em projetos de controles internos, vamos imaginar com seria a aplicação prática em um projeto específico de implementação de um controle:
- Iniciação: Definição do escopo da trabalho e identificação das partes interessadas que farão parte deste projeto.
- Planejamento: Desenvolvimento do plano de trabalho, incluindo cronograma e alocação de recursos necessário para atingimento do objetivo.
- Execução: Realização dos trabalhos conforme o planejamento, seguindo os cronogramas e efetuando as atualizações necessárias, evitando que esta etapa saia muito do planejado e entre em um ciclo de postergações. Esse é um dos momentos em que mais podemos utilizar as técnicas ágeis para ganhar tração e evitar retrabalho.
- Monitoramento e Controle: Revisão contínua dos resultados do trabalho e ajustes conforme necessário.
- Encerramento: Documentação dos achados e recomendações, e comunicação aos responsáveis e governança.
Dicas de Utilização
Para maximizar a eficácia do PMBOK em projetos de controles internos, considere as seguintes dicas:
- Adapte o Guia às Necessidades do Projeto, da sua empresa e mercado. Como disse no início, é um guia e não uma receita pronta.
- Utilize de Metodologias Ágeis: Combine práticas ágeis com a estrutura do PMBOK para aumentar a adaptabilidade e a capacidade de resposta.
- Foque na Comunicação: Mantenha uma comunicação clara e contínua com todas as partes interessadas para garantir o alinhamento e a transparência durante todo o projeto.
- Documente Tudo: Mantenha uma documentação detalhada de todos os processos e resultados para facilitar auditorias futuras e garantir a conformidade.
Conclusão O PMBOK é uma ferramenta poderosa para a gestão de projetos, oferecendo uma estrutura abrangente que pode ser adaptada para diversos contextos, incluindo projetos de controles internos. Ao integrar metodologias ágeis e seguir as melhores práticas descritas no guia, os gerentes de projetos podem garantir a entrega eficaz e eficiente de seus projetos.
Que tal substituir aquele monte de reuniões por um planejamento consciente e eficiente?
Fontes:
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 7. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2021.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Project Management Institute. Disponível em: https://www.pmi.org. Acesso em: [setembro de 2024].
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